Una buena automatización empieza por entender el trabajo real, no por elegir una herramienta. Esta guía te ayuda a tomar esa decisión con datos, pruebas y responsables claros.
Dónde encaja en tu proceso
Extraemos información de documentos y la llevamos a sistemas de gestión con validaciones. Sincronizamos estados y avisos para que administración conozca lo pendiente.
Cómo plantear la implementación
Identifica documentos, importes y responsables con reglas claras. Los datos extraídos por IA deben contrastarse con pedidos, proveedores o registros internos antes de contabilizarse.
Antes de implantarlo, dibuja el origen de los datos, el resultado esperado y la persona que autoriza las excepciones. Comprueba qué sistemas ofrecen una API y cuáles exigen una revisión manual.
Qué medir y cuándo intervenir
Define una medida inicial y observa minutos por documento, discrepancias y aprobaciones pendientes. Un resultado automático no equivale a un resultado correcto: deja visibles los casos dudosos y registra las correcciones del equipo.
Comprueba importes atípicos, documentos duplicados y permisos de acceso antes de cerrar el proceso.
Aprobación digital de gastos
Enviamos gastos a los responsables adecuados con justificante, importe y política aplicable. Cada aprobación queda registrada para que el equipo sepa qué sigue pendiente.
Ver cómo lo desarrollamos ↗¿Qué hacer después?
Elige un proceso, documenta cómo funciona hoy y anota el tiempo que consume y los errores habituales. Con ese punto de partida podemos definir una prueba pequeña antes de ampliar la automatización.